Den följande texten och samtalsstödet hör till boken Uppdrag förtroendevald, utgiven på Verbum 2013. Böcker och länkar längre ned ansluter till temat för den här sidan, fristående från boken.
Om att hålla balansen, skriver Jerker Alsterlund i kapitlets inspirationsavsnitt. Han använder bilden av en balansbräda, som en hjälp för att komma rätt i prioriteringar och fördelning av församlingens resurser mellan olika grupper av medlemmar. Jerker Alsterlund är kyrkoherde i Önsta församling i Västerås.
En nyordning i Svenska kyrkan från 2012 är att beslut ska föregås av en barnkonsekvensanalys. I kapitlet skriver diakonen Linus Bengtsson ett avsnitt om hur förtroendevalda kan låta göra en sådan analys av beslutens konsekvenser för barnen och ungdomarna, innan klubban går i bordet.
Ekonomen Liselott Ågren vid kyrkokansliet i Uppsala bidrar i kapitlet med ett avsnitt om det goda förvaltarskapet. Arbetet med årsredovning behandlas i samma kapitel.
Nästa kapitel i handboken Uppdrag Förtroendevald handlar om ekonomi och egendom
FÖR SAMTALET
Smarta mål
Kom ihåg vad ett smart mål är. Det här är kännetecken på ett smart mål:
Specifika Är målen avgränsade och tydliga?
Mätbara Kan de mätas eller värderas?
Accepterade Är det förankrat och accepterat av alla som är inblandade?
Realistiska Går målen att nå?
Tidsbundna När ska målet vara uppnått?
4 D-modellen
Det här är ett redskap som har sitt sammanhang i ett värdesättande förhållnings- och
arbetssätt. Det betyder att man inte fokuserar på problem utan tar sin utgångspunkt i det som är positivt t.ex. i en organisation. Utifrån övertygelsen att ”det man fokuserar blir det mer av” så kan man genom medvetna frågor använda den positiva erfarenheten för ytterligare utveckling på det området. Övningen kan t ex användas i arbetet med församlingsinstruktion.
1. Utforska (Dicover)
Hur fungerar det idag?
2. Dream (Drömma)
Hur skulle du önska att det var?
3. Skapa (Design)
Vad behöver hända?
4. Förverkliga (Deliver)
Vad skulle kunna vara ett första steg för att förverkliga?
SWOT – ett redskap för analys av omvärld och egna förutsättningar
Med SWOT-analysen undersöks först organisationens egna styrkor (Strength) och svagheter (Weaknesses). Därefter undersöks externa möjlighetet (Opportunities) och hot (Threats).
Använd post it-lappar och arbeta enskilt eller i mindre grupper med att inventera styrkor och svagheter respektive möjligheter och hot. Skriv ett svar per lapp.
Rita en SWOT som en fyrfältare på whiteboard eller blädderblock.
Gå gemensam igenom lapparna och sätt upp dem på tavlan. Om ni fått många lappar så kan ni göra en prioritering genom att var och en får markera med en ”plupp” de 1-3 styrkor, svagheter, möjligheter och hot som de upplever starkast.
Samtala (eventuellt först i mindre grupper och därefter) i storgrupp kring varje lapp (alternativt de lappar som prioriterats högt) utifrån frågorna:
Styrkor: Hur kan vi säkra och ytterligare utveckla detta?
Svagheter: Hur kan vi stärka upp detta?
Möjligheter: Hur kan vi ta vara på detta?
Hot: Hur motverkar vi detta?
Pic Chart – redskap för prioritering
I utvecklingsarbete och idégenerering behöver man ibland värdera och prioritera bland de idéer som kommer upp. Med en Pic Chart sortera man utifrån effekt och ansträngning. PICK står för Possible (Möjligt), Implement (Genomför), Consider (Utmana) och Kill (Avfärda).
Den handlar om att sortera idéer som kröver en liten insats för att förverkliga från de som kräver en stor insats. Och på andra ledden de idéer som skulle få liten effekt om de förverkligades från de som skulle få en stor effekt.
Rita matrisen för en fyrfältare på en whiteboard eller ett blädderblock. Inventera alla idéer som finns, t.ex. på post it-lappar och värdera dem utifrån effekt och insats. De som kräver liten insats och ger stor effekt ska man givetvis prioritera. De som kräver stor insats men som också ger stor effekt kan vara värda insatsen. De som inte kräver så stor insats men heller inte ger så stor effekt kan man förstås göra, men de har knappast
hög prioritet. De idéer som hamnar i fjärde fältet – stor insats och liten effekt blir bortprioriterat.
Riskanalys
För att förutse händelser som kan utgöra ett hot mot en verksamhet, ett projekt eller en satsning kan man göra en riskanalys. I denna enkla modell för riskanalys identifierar man riskerna och ser till konsekvenser och sannolikhet för händelsen. Med lite ”matematik” värderar man riskerna och lägger därefter upp strategier för hur de oönskade händelser som skulle utgöra den största risken för det man planerar kan motverkas.
Värderingen av riskerna görs genom att ”konsekvens” multipliceras med ”sannolikhet”. De risker som får den högsta produkten är de man prioriterar när man planerar hanteringen av riskerna.
Oönskad händelse – Effekt – Konsekvens – Sannolikhet – Summa – Hur hantera?
Motkrafter?
text – text – 0-3 – 0-3 – 0-9 – text
Utvärdering – en fyrstegsmodell
Att utvärdera innebär att man följer upp och värderar ett material på ett systematiskt och genomtänkt sätt. Man behöver göra klart för sig vilket slags utvärdering man vill göra. Är den målrelaterad– Har vi nått målen? Är den processrelaterad– Hur har genomförandet fungerat? Är den effektrelaterad– Vilka resultat och andra effekter ser vi? Eller är den ekonomisk – Har vi hållit budget? Vad har vi fått i relation till satsade resurser? Olika fokus för utvärderingen kräver olika slags underlag – statistik, protokoll, verksamhetsdokument, ekonomiska dokument etc.
När man bestämt fokus för utvärderingen och tagit fram de underlag man behöver kan utvärderingen göras i fyra steg:
- Beskriva Information och fakta kring det som hänt och gjorts: Vilka? Var? När? Hur många? Hur mycket?
- Förklara Presentation av orsaker, förklaringar till det som hänt. Varför blev det så?
- Bedöma Utifrån beskrivning och förklaring bedöma insatsen. Bra/dåligt? Uppfyllelse? Effekt? Vad betyder detta för oss? Vad har vi lärt?
- Föreslå Utifrån bedömningen dra slutsatser och ge förslag framåt.
Kyrkorådets årshjul
Årshjulet med de återkommande händelserna månad för månad finns beskrivet i handboken Uppdrag Förtroendevald. Här är en variant på årshjulet hämtat från Svenska kyrkans arbetsgivarorganisation. Hur ser det anpassade årshjulet ut för den församling, det pastorat där du lever och verkar?
Januari
Bokslutsarbete
25 jan Kyrkostyrelsen ger besked om församlingens och pastoratets intäkter
Februari
Arbete med förvaltningsberättelsen med verksamhetsberättelse och ekonomiskt bokslut
Mars
Budgetarbete med direktiv
April
30 april Sista dag för församling och pastorat att bidra till den samlade ekonomiska statistiken om Svenska kyrkan till SCB
Maj
Juni
30 juni Sista dag för kyrkofullmäktige att fastställa årsredovisning med bokslut och balansräkning för föregående år
Juli
1juli Sista dag för att dela ut vinst från prästlönetillgångarna till församling och pastorat
Augusti
September
10 september Kyrkostyrelsen lämnar preliminärt besked om församlingens intäkter
Oktober
Kyrkorådet lämnar förslag om budget, medlemsavgift (kyrkoavgift) och begravningsavgift
31 oktober Sista dagen för att söka kyrkoantikvarisk ersättning för kommande år
November
14 november Sista dagen för kyrkofullmäktige att fastställa mål, budget, medlemsavgift (kyrkoavgift) och begravningsavgift för kommande år
December
BÖCKER
Handbok för förändringsarbete
https://internwww.svenskakyrkan.se/default.aspx?id=804350
Hålla balansen – en modell för den moderna folkkyrkan, Jerker Alsterlund, Västerås stift
http://svenskakyrkan.se/vasterasstift/app/Webshop/Item/Details/57
Svenska kyrkan – en gemenskap för vem då? Jerker Alsterlund, Västerås stift
http://svenskakyrkan.se/vasterasstift/app/Webshop/Item/Details/50
http://svenskakyrkan.se/vasterasstift/app/Webshop/Item/Details/57
Församlingens guide till omvärldsanalys, Jonas Bromander, Verbum
Svenska kyrkans medlemmar, Jonas Bromander, Verbum
http://www.smakprov.se/bok/svenska-kyrkans-medlemmar/jonas-bromander/isbn/9789152633502
Medlem 2010, en teologisk kommentar http://issuu.com/posksvenskakyrkan/docs/medlem_2010_-_en_teologisk_kommentar
Kyrkan vänder trenden : 14 församlingar berättar, Verbum 2014
http://www.smakprov.se/bok/kyrkan-v%C3%A4nder-trenden-14-f%C3%B6rsamlingar-ber%C3%A4ttar/jonas-eek/isbn/9789152634042
Diakoniboken – Diakoni på landsbygd http://issuu.com/harnosandsstift/docs/diakoniboken
LÄNKAR
Verktygslåda för arbetet med att göra en församlingsinstruktion – en webbplats skapad i Luleå stift https://internwww.svenskakyrkan.se/luleastift/fin
Vägledning för arbetet med församlingsinstruktion – en skrift från Göteborgs stift att läsa på nätet och hämta hem http://issuu.com/goteborgsstift/docs/v__gledning-f__rs-instr2013-issuu
Diakonipastoral – så kan den skrivas med en mall
https://internwww.svenskakyrkan.se/Diakoni/diakonipastoral
Kyrkan som gemenskap, men för vilka? Jerker Alsterlund http://seglorasmedja.se/post8046/kyrkan-som-gemenskap-men-vilka-ar-vi/
Så att – en blogg om människors och organisationers arbete http://saatt.blogspot.se/
Handbok för barnkonsekvensanalys https://internwww.svenskakyrkan.se/default.aspx?id=766982 och http://issuu.com/posksvenskakyrkan/docs/barnkonsekvensanalys
Barnkonventionen i en app för datorplatta + video
https://itunes.apple.com/se/app/alla-barns-ratt/id577115507?mt=8
Barnets rätt – utbildning om barnkonventionen och barnkonsekvensanalys PDF http://www.sensus.se/Documents/medlemsorganisationer/svenska%20kyrkan/Utbud/
Utbildning_barnets_ra%cc%88tt_web.pdf
Miljödiplomering, ett material till stöd http://www.sensus.se/Ledare/Studiematerial/Globalutveckling/Svenska-kyrkans-miljodiplomering/
Hållbar utveckling – Skapelsetid är en handbok för Svenska kyrkans arbete för en hållbar utveckling http://www.sensus.se/Ledare/Studiematerial/Global-utveckling/Skapelsetid–bok/
Utrustad och delaktig – 3 böcker och 1 webbplats från Argument förlag
http://www.utrustad-delaktig.se/
Barnens rätt – Barnkonventionen http://unicef.se/barnkonventionen
Svenska Kyrkans Unga www.svenskakyrkansunga.se
Barnombudsmannen http://www.barnombudsmannen.se/
Motivation http://www.motivation.se/
Nästa kapitel i handboken Uppdrag Förtroendevald handlar om ekonomi och egendom