Vägen till församlingens nya webbplats

Någon gång under våren 2016 får Svenska kyrkan en ny webbplats. Förhoppningen är att allmänheten då ganska snabbt kommer att upptäcka att svenskakyrkan.se fungerar bättre och att det har blivit enklare att hitta och göra det man vill. Projektledaren Pär Dalhielm berättar om redaktörernas och kommunikatörernas nyckelroll.

20150929_PD

Pär Dalhielm är projektledare för Webben för framtiden.

 

Vägen till den nya webbplatsen handlar mycket om att jobba med innehållet:

 Nya svenskakyrkan.se är mer ett kommunikationsprojekt än ett projekt som ska leverera teknik, säger Pär Dalhielm.

Pär understryker att det behövs webbredaktörer och kommunikatörer, och över huvud taget engagerad personal, i alla skeden av arbetet med den nya webben. Inte bara under själva flytten. Och du som är ansvarig för en webbplats kan börja arbetet bums!

Vad ska en liten församling utan webbredaktör göra?

I små församlingar som inte har en egen kommunikatör eller webbredaktör är det andra anställda som måste se över webbplatsen.

– För den lilla församlingen är det minst lika viktigt att se över sina uppgifter i Kyrksam, platsadministrationen och kalendern som att se över webbplatsen, säger Pär.

Den församling som inte själv kan prioritera att göra om sin webbplats kommer nämligen att få en webbplats baserad på information som hämtas upp automatiskt. Webbplatsen skapas av innehåll som församlingen lagt in i just Kyrksam, platsadministrationen och kalendern.

Det betyder alltså att förutsättningen för att den automatiska webbplatsen ska se fin ut är att rätt information är inlagd. Den automatiska sidan skapas när församlingen vill under flyttperioden, men den kommer inte att synas utåt förrän vid ompekningen som görs i april.

Självklart kan församlingen komplettera sin automatiskt skapade sida med annat lokalt material både under flyttperioden och efteråt.

Vad ska webbredaktörer och kommunikatörer i församlingen göra?

–Till att börja med behöver alla gå igenom vad som står på församlingens sidor på webben  och hur det står, säger Pär. En sida som var jättebra när den var ny för några år sedan är inte självklart jättebra nu, detta därför att människor använder webben på ett annat sätt nu än tidigare.

Förändringarna är snabba och webbredaktören behöver:

  • anpassa innehållet på sidorna för den tänkta besökaren på ett helt annat sätt idag än man behövde göra för några år sedan.
  • tänka på tilltalet. Att tänka sig att man samtalar med besökaren funkar mycket bättre än ”predikan”. Skriv gärna ”du” till besökaren.
  • se över sidorna så att vem som helst förstår, även den som inte haft kontakt med församlingen eller Svenska kyrkan tidigare. Numera är det mycket vanligare att människor söker sig fram till information på webben. Färre kommer alltså in via församlingens startsida. Många av våra sidor är skrivna så att de kräver att man har en förförståelse, det fungerar inte längre.
  • tänka på att bygga en servicewebb. Vi vet att den vanligaste anledningen till att människor kommer till svenskakyrkan.se är att de vill få reda på något eller göra något. De vill veta var och när saker händer (se till att kalendern är uppdaterad!). De vill veta mer om dop, konfirmation eller vem de kan vända sig till om de behöver någon att prata med, eller behöver ekonomisk hjälp. Att hjälpa människor att kunna göra det de kom till webbplatsen för att göra är förstås bra service.
  • tänka på att nästan hälften av besökarna läser webbsidorna i mobiltelefonen. Det som publiceras till höger hamnar underst på sidan. Viktigt material som ligger till höger idag kan till exempel göras om till punktlistor i mittenspalten.

Jobb nu ger belöning senare

– Om besökaren hittar bra och kan göra det hen kom för att göra ökar chansen att besökaren stannar kvar på vår webbplats och läser annat. Och tvärtom kommer vi att förlora besökaren om hen blir arg för att hen inte hittar och kan göra det hen vill, säger Pär.

En servicewebb innebär inte att webben bara ska handla om de allra vanligaste frågorna som människor ställer till oss. Vi får inte glömma bort oss själva och vad vi brinner för att berätta. Men för att vi ska nå fram med det vi vill säga måste besökaren kunna lösa den uppgift hen kom dit för att göra.

När man byter bostad har man ett bra tillfälle att gå igenom lådor och förråd och bestämma vad som ska rensas ut och vad som ska sorteras och packas om i märkta lådor och flyttas med. Det är det Pär vill att redaktörerna ska göra med sina webbsidor när vi nu får en ny webb.

– Det innebär extra jobb nu men kommer att föra något gott med sig, säger Pär och ger fyra konkreta tips på vad man ska börja med när man vill se över innehållet på sin webbplats:

Kom-i-gång-lista för webbredaktören:

  1. Fundera på om du har sidor som över huvud taget inte bör finnas. Behövs de inte ska de inte heller flyttas med till nya webben.
  2. Vad har du för struktur på webbplatsen? Uppåt 20 menypunkter i rad i vänsterspalten är alldeles för mycket för att besökaren lätt ska hitta. Det är bättre att gruppera informationen i färre menypunkter.
  3. Varje menypunkt ska ha ett så tydligt namn så att vem som helst som kommer in på sidan förstår vad som döljer sig därunder.
  4. Tänk på att webben är till för allmänheten, se till exempel din granne framför dig som tänkt besökare när du tittar på webbsidorna.

Vilket stöd får redaktörerna under hösten? Det kommer redaktionella riktlinjer och många konkreta exempel på hur man kan jobba med sina sidor och hur man kan planera inför den nya webbplatsen.

– Värt att nämna är att det inte finns något ”facit” – bara bättre och sämre sätt, säger Pär.

Vilka datum gäller?

I mitten av oktober presenterar projektet designskisser.

1 januari öppnar verktyget som ska hjälpa oss att skapa webben för framtiden. Då börjar flyttperioden.

Några månader senare, troligen i april 2016, görs ”ompekningen”. Från och med då visas den nya webbplatsen.

Hur går flytten till den nya webben till?

– Redaktören eller kommunikatören flyttar det hen vill ta med sig från församlingens gamla webbplats till församlingens nya webbplats som ligger på en ny server, säger Pär.

Fördelen med att flytta digitalt är att innehållet kan finnas på två ställen. Pär förklarar att det är den gamla vanliga webbplatsen som syns medan man i lugn och ro möblerar om och jobbar med den nya. Redaktören har omkring tre månader på sig att arbeta med den nya webbplatsen innan den visas för allmänheten.

– När det gäller att faktiskt arbeta i det nya systemet tror vi inte att någon större extrasupport kommer att behövas, säger Pär. Majoriteten av funktionerna kommer inte att vara nya. Vissa kommer att vara lite förändrade. Vi funderar på att göra en film till redaktörerna som beskriver hur det nya ser ut för dem. I princip alla lathundar kommer att uppdateras och kommer att vara klara i början av 2016.

Måste webbredaktören lägga ned en massa tid på att flytta över materialet?!

Pär ger lugnande besked:

  • Det går att flytta över hela menystrukturen på en gång (Ett gott skäl att ha en ny fräsch menystruktur redan under hösten!).
  • Allt man flyttar behåller sina gamla kopplingar, man behöver alltså inte vara rädd för att filer eller dokument förlorar sina ämnesområden.
  • Filer och bilder flyttas direkt med en knapptryckning.
  • När man flyttar en standard- eller en nyhetssida hänger id-numret med liksom sidans rubrik och ingress.
  • Däremot hänger inte det med som idag finns i textfältet på standard- och nyhetssidor! Dessa texter behöver man kopiera och klistra in på det nya stället manuellt. För en del redaktörer kan det därför bli en del kopieringsjobb. Men redaktören kommer att tydligt kunna se vad som är överkopierat och vad som återstår. På så vis kan hen ha koll.

Vad händer när den nya webben blir verklighet?

Några månader in i år 2016 pekas webben om så att det är den nya församlings- eller stiftswebben som visas för besökarna i stället för den gamla. Men inte ens då är det ”kört” på så vis att allt det man hade på sin gamla webbplats försvunnit. Det går att flytta över och komplettera den nya webbplatsen även senare. Skillnaden är då att det är den nya webbplatsen som visas för besökarna.

Pär hoppas därför att ingen webbredaktör ska känna sig stressad över arbetet med att flytta över material till den nya webben. Men han förstår att det redaktionella arbetet kan ta tid.

Det här blogginlägget har inte alls handlat om teknik men sån finns förstås också. Pär berättar att när den nya webben är i funktion kommer den att innebära många förbättringar, till exempel en ny och mycket förbättrad sökfunktion. Och en ny och ännu inte lanserad funktion för sociala medier.

Vi är på väg mot en riktigt bra kommunicerande webbplats. Och vilka är nyckelpersoner på vägen till den om inte webbredaktörer och kommunikatörer?!

Maria Sandell

Välkommen med frågor!
Välkommen med dina frågor om stort och smått som gäller Webben för framtiden! Mejla dem till kanslistöd. Vi samlar ihop frågorna och försöker besvara dem i kommande blogginlägg.

Maria-Sandell-1030253_1120

Maria Sandell arbetar i redaktionen för digital kommunikation på kommunikationsavdelningen.

 

Flyttlasset går mot framtiden

Jag och familjen befinner oss i början av en flytt. Vi har hittat vårt nya boende och i dagarna är det visning av stället där vi bor nu. I december går lasset, och vi hoppas självklart att många vänner och bekanta kommer och bär en kartong eller två. För att underlätta alltihop så har vi redan börjat smyga igång med förberedelserna; gräva i lådor, packa pynt och dammiga vaser och kränga saker på Tradera och Blocket. Det känns bra att försöka strömlinjeforma själva flyttandet så mycket det bara går. Det kan ju vara jobbigt nog som det är, liksom.

Grovt tillyxat kan en flytt delas in i tre faser:

  • Planering: märka saker, packa rätt, sortera, bjuda in vänner som bär kartonger
  • Genomförande: bära saker, styra flyttgubbar, köra finporslinet i bilen, äta pizza
  • Efterarbetet: flyttstäda, dammsuga, baka tårta, bjuda in till fest

Vi får nycklarna till radhuset 3 december, så då är det bäst att allt är packat och märkt enligt konstens alla regler. En vän till mig, som just flyttat själv, har generöst nog delat med sig av lite fotodokumentation i form av en expertmässigt packad flyttkartong.

Bild på flyttkartong med hål i. Bildtext: När flyttkartongen trots envisa försök fortfarande är för liten så får en se till att göra lite kreativa modifieringar (läs: hål). Foto och fotägare: Ulrika Wippel

När flyttkartongen trots envisa försök fortfarande är för liten så får en se till att göra lite kreativa modifieringar (läs: hål). Foto och fotägare: Ulrika Wippel

När kartongerna sedan börjar bäras från flyttbilen in i vårt nya hus så är det bäst att vi är med på noterna. Våra kompisar är bra och duktiga på alla sätt, men vi kan inte kräva av dem att de har samma koll som vi på var porslinet ska stå eller till vilket rum kartongen märkt ”Övr. TUNGT. Kasta ej!” ska.

I och med att vi flyttar till ett ställe som är större än vår gamla lägenhet så är planlösningen helt annorlunda. Till exempel så har vi två våningar att härja loss på! Hurra! Men hur gärna vi än vill så kan vi inte ha vattenkannan under diskbänken i köket (för där är det förberett för återvinningskärl). Vi får anpassa oss. Fint är det ju hursomhelst. Och det är fortfarande klart smidigast att ha besticken i köket och schampot i badrummet.

Att flytta som en chef. Foto: boxes2move.co.uk

Att flytta som en chef. Foto: boxes2move.co.uk

Till slut har vi och våra arma vänner tillsammans burit, släpat, kånkat och hivat in alla våra tillhörigheter i den nya kåken. Allt ser ut som kaos. Men (och nu blir det lite skryt) eftersom vi varit så oerhört noga med att märka allt som packats ner så är det lite av en baggis att packa upp! Vilken kick det är att öppna en kartong märkt ”fjärrkontroller” och finna att den faktiskt innehåller fjärrkontroller!

Allt behöver faktiskt inte bli klart dag 1. Inte dag 2 heller. Det är klart, de största detaljerna – som soffan, matbordet och toalettpapperet – bör finnas på plats innan vi bjuder in de första gästerna, men de där gardinerna kan nog faktiskt vänta en stund. Samma med den där kartongen som det står ”sladdar” på. Den kan nog vänta tills det faktiskt behövs en sladd.

Nåväl! Till själva poängen!

På precis samma sätt är det med den kommande flytten av våra gemensamma webbplatser. En liten gnutta framförhållning och en smula planering kommer att göra allt så mycket enklare.

Även om vi i det digitala slipper kartonger och trappor, så underlättar ordning och reda, en liten plan för framtiden och en strategi för hur informationen ska hänga ihop och hanteras. Dessutom är det ett perfekt tillfälle att se över behoven. Vad vill människor göra på vår webb? Jo, de vill utföra olika handlingar. Alltså är det bra att redan nu tänka på vilka olika former av service som finns på just din webbplats. Använder du kalendern? Sommarkyrkorna? Formulär för intresseanmälan? Lista gärna så mycket du kommer på. Tips: postit-lappar!

Hela den nya webben vilar på det som kallas för mobile first. Besöksstatistiken visar att fler och fler använder svenskakyrkan.se från mobila enheter. Hur ser din sida ut i mobilen idag? Faktarutor som hamnar högt och synligt på jobbdatorn kommer långt ner i telefonen. I värsta fall har vi lyckats klämma in ett helt gäng returslag med radbrytningar efter brödtexten – kolla det i mobilen och klura lite på hur många som fortsätter att scrolla vidare.

Mycket i flytten kommer att kunna göras automatiskt om du väljer att ta med din struktur från gamla webbplatsen. Du kommer fortfarande behöva fatta beslut och det kommer krävas resurser, precis som i en bostadsflytt; det går att anlita flyttfirma, men om inte hemmen är identiska kommer du vilja besluta över hur det ska möbleras och arrangeras på nytt. Vi vill ju att det ska vara fint, praktiskt och bra för alla som ska vistas där.

Jag ser fram emot min kommande flytt – både den fysiska i december och den digitala från 1 januari! Och de där gardinerna, de kommer nog upp så småningom.

Ingen får hindras från att använda vår webb!

På gågatan i Uppsala finns två gula postlådor placerade intill varandra. Den ena är uppsatt på standardhöjd, så att jag kan stoppa in breven i näshöjd. I den andra stoppar jag in breven i maghöjd – den är nämligen anpassad för rullstolsburna personer.

Gissa vilken jag använder, jag som är gående? Den låga, så klart, det är ju bekvämare att posta i maghöjd. Kan tänka mig att de flesta andra gör samma val som jag. I framtiden kanske flertalet postlådor har inkastet i maghöjd?

Det finns en hel del saker som en gång i tiden skapades för personer med funktionsnedsättning, men som visade sig funka optimalt för de flesta. Ta fjärrkontrollen till exempel, vem använder inte den? Eller kulspetspennan och engreppsblandaren (ett handtag i stället för två på vattenkranen)?

Det är bra när saker som tillverkas och byggs funkar för alla och inte exkluderar någon. Det gäller även när vi bygger webben för framtiden! Självklart vill vi inte hindra någon från att kunna använda svenskakyrkan.se.

När vi talar om personer med funktionsnedsättning är det ingen liten grupp vi talar om. Visste du att 26 procent av vår befolkning i åldern 16-64 år har en funktionsnedsättning (SCB 2013)? Bland äldre personer är det en ännu större andel.
De är förstås väldigt olika sinsemellan: De kan vara döva, rullstolsburna, blinda, ha en synskada, skakningar i händerna, dyslexi, en minde eller större utvecklingsstörning … Alla har förstås inte särskilda behov när det rör webben.

En grupp som delvis, men bara delvis, sammanfaller med gruppen ovan, är den fjärdedel av befolkningen över 15 år, som har lässvårigheter och måste kämpa sig igenom en vanlig tidningstext. Det kan bero på allt från dyslexi, till att man har ett annat modersmål och ännu inte lärt sig svenska, eller att man aldrig lärde sig att läsa ordentligt i skolan.

  • Om vi bygger en tillgänglig webbplats så behöver vi till exempel tänka på att
    välja rätt typsnitt och färger – så att det blir läsbart
  • skriva texter som inte är krångliga – så att det vi vill säga når fram
  • formatera rubriker som rubrik, underrbrik 1 och underrubrik 2 – så att hjälpmedel läser upp sidan på rätt sätt, och så att Googles sökfunktion gillar oss
  • skriva alttexter på bilder – så att den som inte ser bilden vet vad som visas, och så att Googles sökfunktion gillar oss
  • formulera bra länktexter – inga ”läs mer” – så att hjälpmedel inte listar en väldig massa Läs mer eller Klicka här, utan talar om var man hamnar när man klickar
  • tillhandahålla teknik så att den funkar för den som har en funktionsnedsättning och för den som kanske använder ett hjälpmedel.

Var sätter vi ribban för tillgängligheten? Vi ska leva upp till en internationell standard, som heter WCAG 2.0, nivå AA. Och så följer vi den tidigare E-delegationens 111 riktlinjer, som gäller för myndigheter i Sverige.

När design och teknik är klar och vi ska flytta in vårt innehåll på nya webben, då behöver du som är redaktör skapa tillgängliga sidor. Hur du gör? Jag utlovar härmed att innan du får tillgång till att börja bygga sidor, lägger vi ut riktlinjer på intranätet. De ska tala om vad vi måste tänka på, beskriva varför, och tala om hur man går tillväga. De ska alltså vara tillgängliga!

Anna Yngvesson