Fokus på sökfunktionen

Under våren kommer, som vi sagt tidigare, kalendern och sökfunktionen få extra fokus. Arbetet med kalendern har resulterat i en kalenderportal för hela svenska kyrkan och arbetet fortsätter, men nu kommer vi även att börja med sökfunktionen på svenskakyrkan.se.

Sökfunktionen

Sökfunktionen på svenskakyrkan.se lider av ett antal problem som många av er vet. Det vi främst identifierat är:

  • Man skulle vilja kunna söka på lokala enheter även från de nationella sidorna, och tvärt om
  • Många efterfrågar en lösning där personal presenteras i sökresultatet på något sätt
  • Dokument ska vara enklare att hitta
  • Förbättrad indexering av innehållet på sidor
  • Kalenderhändelsernas vara eller icke vara i sökresultatet, nu när vi har kalenderportalen
  • Gränssnittet

Vi har precis startat upp arbetet, och med det menar jag att vi har samlat ihop en arbetsgrupp och gått igenom önskemål från verksamheten, saker vi själva rapporterat in, tekniska utmaningar och arbetssätt. Nästa steg är att välja ut de högst prioriterade delarna och börja planera arbetet.

De preliminära leveransdatumen är:

  • 4 maj 2017
  • 13 juni 2017

Vi har bytt arbetssätt

Vi har bytt arbetssätt och det har fungerat mycket bra i arbetet med kalendern, och därför tänker vi fortsätta med det framöver. Upplägget är att vi arbetar i små grupper där man är fokuserad på ett område, t.ex. kalendern. Det är samma grupp hela tiden, och representanter finns i det här exemplet från verksamheten, kommunikationsavdelningen, IT och leverantörer. Vi har dagliga avstämningar och sitter i samma rum tillsammans och jobbar några timmar i veckan, vilket har lett till snabba korta beslutsvägar och ett effektivare arbete.

Vad händer våren 2017?

Under 2016 lanserades en på många sätt helt ny webb. Svenskakyrkan.se fungerar nu betydligt bättre i mobila enheter och layouten är – förhoppningsvis – mer tilltalande. Många av de funktioner som fanns tidigare finns med i det nya. Men inte alla. Vissa av funktionerna hade spelat ut sin roll, medan andra fungerade bra och fyllde ett behov.

Webbförvaltningen har sedan april 2016 arbetat för att fixa buggar och fylla de hål som uppkom vid lanseringen. Samtidigt har vi, som de flesta av er säkert märkt, haft problem med webbens stabilitet. Allt tyder på att läget är bättre nu, men det tog tyvärr mycket av förvaltningens kraft under hösten 2016.

När vi nu går in i 2017 har vi en tydlig prioritering. Under våren är det kalenderfunktionen och sökfunktionen vi lägger mest arbete på. Vi behöver titta på både funktion, presentation och tekniken bakom. För att fokusera arbetet har vi skapat nya arbetssätt tillsammans med våra externa leverantörer och jobbar nu i sprintar med bestämda leveransdatum.

Kalendern är i fokus först – med målet att under februari och mars leverera en ny version av den kalenderportal som fanns tidigare, och en tydligare presentation av kalenderhändelser på svenskakyrkan.se. Parallellt ska vi titta på tekniken bakom. Kalenderlösningen är minst sagt komplex med många olika leverantörer och bokningssystem inblandade. Vi vill förenkla och förtydliga.

Vår ambition är att vi till sommaren 2017 ska vara på acceptabel nivå både för besökare och redaktörer. Det innebär inte att den då är fri från buggar, eller att det inte finns förbättringspotential. Men att den håller en nivå som vi känner matchar de krav som är rimliga att ställa på en webbplats 2017.

Förutom kalender och sök arbetar vi under våren med teknik kopplat till höstens kyrkoval. Tanken är att väljarna ska kunna hitta möjliga vallokaler med hjälp av appen Kyrkguiden och en kartfunktion på webben, på samma sätt som vi tidigare presenterat sommarkyrkor. Innan fastekampanjen börjar ska dessutom hela Svenska kyrkans internationella arbete finnas på den nya webben, med nya gåvoformulär.

En ny version av webbshop där församlingar kan beställa material och en ny funktion för att beställa minnes- och hyllningsblad är annat som är på gång under våren.

 Men intranätet då?
Intranätet och svenskakyrkan.se samsas om samma resurser, både vad det gäller personer och pengar. Det gör tyvärr att intranätet har fått stå tillbaka under tiden vi har byggt om svenskakyrkan.se. Nu blir 2017 ett år för planering inför omgörning av intranätet kombinerat med en hel del nytt tänk vad det gäller internkommunikation.

Att testa Workplace by Facebook ser vi som en del av arbetet med att tänka nytt kring den interna kommunikationen.  Vi är helt säkra på att intranätet bör kompletteras med en social funktion av något slag och målet är att testa i vilken mån Workplace by Facebook fyller de behov som finns.

En annan spaning är att många av Svenska kyrkans medarbetare väljer att använda funktioner som Google docs och Dropbox i stället för att använda till exempel samverkansrummens funktioner. Här behöver vi titta på behov och funktion för att göra det så enkelt som möjligt att dela material och kunskap.

Innan några beslut tas om behöver vi dock göra en betydligt djupare analys av de behov som finns. Samtidigt som vi ska omvärldsspana och titta på goda exempel i organisationer som liknar vår.

Hur arbetet med att hitta en väg framåt för den interna kommunikationen ska gå till rent praktiskt vet vi inte än. Vi vet dock med säkerhet att vi vill involvera alla er som arbetar i våra system, och som sitter inne med mängder av kunskap och kloka idéer.

Har du frågor, förslag och tankar kring webbförvaltningens arbete? Kommentera i bloggen, eller mejla kanslistöd@svenskakyrkan.se

Liselotte Rogberg
Förvaltningsledare