Statusrapport inför sommaren

I september 2016, när jag precis gått in i rollen som förvaltningsledare, träffade jag stiftens kommunikatörer  i Uppsala. Vi pratade om webbplatsen som lanserats under våren, och konstaterade att vi inom det närmaste året behöver göra en hel del arbete för att få webbplatsen i ett skick som känns mer acceptabel både för besökare och redaktörer.

Vi sa att målet är att inför sommaren 2017 ha fått webbplatsen till det skick den borde ha varit i april 2016, för att officiellt avsluta projektet Webben för framtiden.

Nu är vi där. Det är maj 2017 och det har gått över ett år sedan den nya webbplatsen lanserades. Ett intensivt arbete har pågått. Samtidigt som förvaltningen har gått igenom alla felrapporter och förslag på förbättringar som kommit in via kanslistöd kämpade vi efter några svajiga veckor i höstas för att få plattformen stabil.

Och stabil blev den. För någon vecka sedan firade vi sex månader utan något oplanerat avbrott på svenskakyrkan.se. Hurra!

Samtidigt har vi fixat buggar och kompletterat webben med delar som inte fanns med i leveransen i april 2016. Svenska kyrkans internationella arbete har flyttat in i det nya, liksom kalenderportalen.

Är vi då där vi hoppades hösten 2016? I ett läge där vi kan avsluta projektet Webben för framtiden och känna att vår webb gott från en beta-version till en webb vi bedömer ligga på ”noll-nivå”?

Ja, jag tycker faktiskt det. Och som en symbolisk gest för det byter vi nu, i sista leveransen innan sommaren, adressen till inloggningen för redaktörer. Efter den 20 juni ersätter vi adressen beta.svenskakyrkan.se/admin med www.svenskakyrkan.se/admin. Mer information om det kommer i nyheter på intranätet (https://internwww.svenskakyrkan.se/webbhjälp) när det närmar sig.

Mycket jobb kvar
Men därmed inte sagt att det inte finns jobb kvar att göra. För det finns det. Vi har bara påbörjat arbetet med kalender och sök för att göra de funktionerna så bra som möjligt. Det pågår även arbete för att bland annat:

– Förenkla publiceringen av puffar
– Göra listfunktionen mer enhetlig
– Förenklar möjligheten att presentera personal (det vi skulle vilja göra är dock att helt bygga om funktionen och koppla ihop systemen så att redaktörer inte behöver dubbelpublicera personaluppgifter – förhoppningsvis får vi till det i samband med att ett nytt behörighetssystem publiceras i början av 2018)
– Förbättra funktionen ”Sök församling”
– Förbättra e-post-funktionen
– Göra det möjligt att publicera ”stora filer” – och med största sannolikhet även erbjuda en egen streamingtjänst
– Förbättra alla hjälptexter

Dessutom för har vi identifierat ett flertal saker i layouten som vi behöver förbättra, och till viss del tänkas om. Webben är, och ska vara, byggd för att första hand vara anpassad till mobila enheter. Enligt den senaste statistiken använder nära hälften av webbens besökare sin mobil eller läsplatta. Men självklart ska den även fungera tillfredsställande även på en vanlig datorskärm.

Välkommen med i höst!
I höst ska vi titta närmare på bildstorlekar, navigering och göra det tydligare var i strukturen man som besökare befinner sig. Det arbetet kan vi ta tag i nu, då vi bedömer att det mest akuta är åtgärdat.

För det arbetet behöver vi hjälp. Alla felrapporter och förbättringsförslag som kommer in till kanslistöd är såklart till stor hjälp, Men i början av hösten vill vi också testa en ny grej.

Vi planerar att bjuda in en grupp redaktörer till en träff i Uppsala. Målet är att vi, tillsammans med våra webbleverantörer, ska se över de krav och önskemål som finns, och göra en gemensam prioritering. De redaktörer som är med, får sedan – i den mån det är möjligt, även gärna vara med under utveckling och test.

Är du sugen att vara med? Anmäl ditt intresse till liselotte.rogberg@svenskakyrkan.se och motivera kort varför, samt skicka med en länk till webbplatsen du vanligtvis arbetar med. Vi väljer sedan ut cirka 10 redaktörer och skickar en inbjudan innan midsommar.

Liselotte Rogberg, förvaltningsledare för Svenska kyrkans digitala kanaler

 

 

På topplistan

Förra våren pågick ett intensivt arbete med att flytta material från gamla svenskakyrkan.se till nya. Nu, ett knappt år senare, har Internetworld uppmärksammat vårt arbete och placerat oss som nummer ett på deras lista över organisationers webbplatser. Hurra! Och ett stort tack till alla er redaktörer som har kämpat, och kämpar med svenskakyrkan.se. Ni gör ett fantastiskt jobb, och tillsammans har vi skapat en riktigt bra webb, med enorm potential!

Vad gör att vi hamnar i toppen?
Interntworld placerar oss i topp med följande motivering: ”Kyrkans helt nya sajt är stilren och har sökrutan i fokus. Det går snabbt att hitta relevant information om lokala aktiviteter. Med hjälp av ärkebiskopens egen podcast, bloggar och en ambitiös satsning på sociala medier (ärkebiskopen Antje Jackelén har en föredömlig närvaro på Twitter) lyckas man nå ut med kyrkans budskap i den moderna, digitala verkligheten.”

Internetworld listar även vad de tittar på inför utnämningarna:

- Utvecklingskraft (vad har hänt sedan förra året?) 
- Innehåll (kundnytta och kvalitet) 
- Öppenhet (hur används nätets dynamik, som kopplingar till sociala medier) 
- Form och funktion 
- Affärsutveckling 
- Mobilitet. Hur hanteras det faktum att allt fler besökare kommer från en mobil enhet? 

Jag fastnar vid första punkten. Utvecklingskraft. Och tänker att det snarare vore konstigt om vi inte funnits med på listan. För oj vad det har hänt grejer sedan förra året. På webben, absolut. Men också andra grejer, som mer eller mindre påverkar arbetet med webben.

För att ge exempel på hur jag tänker bjuder jag här på mina högst personliga topplistor. Och bjuder samtidigt in er att i kommentatorsfältet kontra med era egna listor. För att det finns en väldig kraft i att stanna upp, tänka till och lista det som faktiskt är bra. Och lite skönt att konstatera att det faktiskt hela tiden sker utveckling – mitt i alla surdegar.

Bäst på nya svenskakyrkan.se
1. Webben i mobilen
2. Redaktörsgränssnittet
3. Svenska kyrkans gemensamma kalender

Bästa hjälpen i vardagen (som tillkommit under det senaste året)
1. Ärendehanteringssystemet jira, som hjälper oss i förvaltningen att hålla koll på alla buggar och önskemål.
2. Skärm med statistikuppdateringar, live.
3. Whiteboard-tavlan som påminner om viktiga grejer.

Bonuslistan: Saker som förgyller en förvaltningsledares dag
1. Kolleger som hjälper och tipsar varandra i facebookgruppen Användare av Content Studio i Svenska kyrkan.
2. Positiva kommentarer om våra gemensamma webblösningar. Till exempel priser för bästa webbplats, glada tillrop i sociala medier och uppmuntrande mejl.
3.En kaka till kaffet.


Direkt från verkligheten 1:
 Skärm med statistikuppdateringar.

Blogg1

Direkt från verkligheten 2: Whiteboard-tavlan som påminner om viktiga grejer.

 

 

 

 

Nu ser jag fram emot era listor. Bara att börja kommentera! =)

Liselotte Rogberg
Förvaltningsledare Digitala kanaler

Vad händer våren 2017?

Under 2016 lanserades en på många sätt helt ny webb. Svenskakyrkan.se fungerar nu betydligt bättre i mobila enheter och layouten är – förhoppningsvis – mer tilltalande. Många av de funktioner som fanns tidigare finns med i det nya. Men inte alla. Vissa av funktionerna hade spelat ut sin roll, medan andra fungerade bra och fyllde ett behov.

Webbförvaltningen har sedan april 2016 arbetat för att fixa buggar och fylla de hål som uppkom vid lanseringen. Samtidigt har vi, som de flesta av er säkert märkt, haft problem med webbens stabilitet. Allt tyder på att läget är bättre nu, men det tog tyvärr mycket av förvaltningens kraft under hösten 2016.

När vi nu går in i 2017 har vi en tydlig prioritering. Under våren är det kalenderfunktionen och sökfunktionen vi lägger mest arbete på. Vi behöver titta på både funktion, presentation och tekniken bakom. För att fokusera arbetet har vi skapat nya arbetssätt tillsammans med våra externa leverantörer och jobbar nu i sprintar med bestämda leveransdatum.

Kalendern är i fokus först – med målet att under februari och mars leverera en ny version av den kalenderportal som fanns tidigare, och en tydligare presentation av kalenderhändelser på svenskakyrkan.se. Parallellt ska vi titta på tekniken bakom. Kalenderlösningen är minst sagt komplex med många olika leverantörer och bokningssystem inblandade. Vi vill förenkla och förtydliga.

Vår ambition är att vi till sommaren 2017 ska vara på acceptabel nivå både för besökare och redaktörer. Det innebär inte att den då är fri från buggar, eller att det inte finns förbättringspotential. Men att den håller en nivå som vi känner matchar de krav som är rimliga att ställa på en webbplats 2017.

Förutom kalender och sök arbetar vi under våren med teknik kopplat till höstens kyrkoval. Tanken är att väljarna ska kunna hitta möjliga vallokaler med hjälp av appen Kyrkguiden och en kartfunktion på webben, på samma sätt som vi tidigare presenterat sommarkyrkor. Innan fastekampanjen börjar ska dessutom hela Svenska kyrkans internationella arbete finnas på den nya webben, med nya gåvoformulär.

En ny version av webbshop där församlingar kan beställa material och en ny funktion för att beställa minnes- och hyllningsblad är annat som är på gång under våren.

 Men intranätet då?
Intranätet och svenskakyrkan.se samsas om samma resurser, både vad det gäller personer och pengar. Det gör tyvärr att intranätet har fått stå tillbaka under tiden vi har byggt om svenskakyrkan.se. Nu blir 2017 ett år för planering inför omgörning av intranätet kombinerat med en hel del nytt tänk vad det gäller internkommunikation.

Att testa Workplace by Facebook ser vi som en del av arbetet med att tänka nytt kring den interna kommunikationen.  Vi är helt säkra på att intranätet bör kompletteras med en social funktion av något slag och målet är att testa i vilken mån Workplace by Facebook fyller de behov som finns.

En annan spaning är att många av Svenska kyrkans medarbetare väljer att använda funktioner som Google docs och Dropbox i stället för att använda till exempel samverkansrummens funktioner. Här behöver vi titta på behov och funktion för att göra det så enkelt som möjligt att dela material och kunskap.

Innan några beslut tas om behöver vi dock göra en betydligt djupare analys av de behov som finns. Samtidigt som vi ska omvärldsspana och titta på goda exempel i organisationer som liknar vår.

Hur arbetet med att hitta en väg framåt för den interna kommunikationen ska gå till rent praktiskt vet vi inte än. Vi vet dock med säkerhet att vi vill involvera alla er som arbetar i våra system, och som sitter inne med mängder av kunskap och kloka idéer.

Har du frågor, förslag och tankar kring webbförvaltningens arbete? Kommentera i bloggen, eller mejla kanslistöd@svenskakyrkan.se

Liselotte Rogberg
Förvaltningsledare

Nya webben visar vägen

Vad är det egentligen som gör en webbplats bra 2015? Mycket har hänt bara de senaste åren. Sociala medier står numera för det snabba och personliga medan den gamla trygga webben förväntas leverera information och tjänster.

Vi som jobbar med webben på kyrkokansliet i Uppsala har börjat anamma visionen att skapa en ”servicewebb”. Egentligen innebär det inget konstigt, utan helt enkelt en önskan om att bygga en webb som bättre än tidigare möter besökarnas behov av att kunna uträtta ärenden. Det ska vara lätt att hitta rätt och gå snabbt att boka, betala och beställa.

Vad vet vi då om besökarnas behov och vilka ärenden vill de uträtta? Jo, de är nästan jämt ute efter lokal information. Ok, då vänder vi på steken och frontar det lokala i stället för det nationella. Det blir en av de stora förändringarna vi ser fram emot att presentera i början av nästa år.

Våra besökare letar kontaktuppgifter, kalenderhändelser och information om våra kyrkor. De vill ha möjlighet att boka vigslar och dop och de vill hitta lediga jobb inom Svenska kyrkan. De vill betala digitalt, ansöka om medlemskap och hitta alla tillgängliga konfirmationsläger. De vill …

Men vad är det som händer här? Helt plötsligt handlar det inte bara om att bygga webb längre. Det handlar om att vi behöver skapa bra gemensamma system som vi alla anammar – för att i nästa steg koppla ihop dem med webben, och i vissa fall även till appar och andra kanaler.

När vi bygger vår nya webb handlar det därför väldigt mycket om att skapa en webbplats som är tekniskt redo för de system vi bygger, system som ska möta besökarnas behov, nu och i framtiden. Det innebär en stor utmaning för oss alla som arbetar i Svenska kyrkan. Vi behöver lyssna på besökarna, se vilka möjligheter som dagens teknik erbjuder – och skapa tillsammans!

Den nya platsadministrationen är ett exempel på ett gemensamt system som samlar information som kan användas i flera kanaler. I ett första försök testar vi nu i sommar att visa informationen om våra sommarkyrkor i appen Kyrkguiden och på kartor på webben.

Jag vet att det fortfarande finns en hel del utvecklingspotential i både platsadministrationen och appen – och vi har mycket arbete kvar med att informera om, och uppmuntra till att användning av, de nya systemen. Men jag är helt övertygad om att vi här är visionen på spåren. Vi håller på att skapa service för våra digitala besökare, samtidigt som vi visar vägen till våra kyrkor, till Svenska kyrkan, till Gud.

Användarna är med och planerar verksamheten

Kalenderhändelser, kyrkor och kontaktuppgifter. Vårens besökarundersökning bekräftade tidigare undersökningar, analyser och gissningar. Våra besökare på svenskakyrkan.se vill fortfarande framför allt åt ”de tre k:na”. Det är samma resultat som i motsvarande undersökning 2011 och nu har drygt 2 400 besökare på svenskakyrkan.se (nationella sidorna såväl som stift- och församlingswebbar) tyckt till om vår webbplats ytterligare än gång.

Enligt undersökningen, som genomfördels i april och maj av företaget Web Service Award, är över hälften (62 procent) av besökarna på vår webbplats kvinnor – de flesta i åldern 41-55 år. Så var det även för två år sedan. Besökarna som är 65 år eller äldre har däremot ökat sedan förra gången, liksom de som hittar till vår webb via mobilen. Därför känns det extra roligt att vi i år för första gången gjorde en separat undersökning bland våra mobila användare.

Några stora skillnader mellan de som surfar från mobilen och övriga besökare går inte att se – de är ute efter i princip samma sak – fast de med mobiler verkar ännu mer angelägna än de framför en dator att få reda på tider, platser och annan information som rör en speciell gudstjänst eller något annat evenemang. Det märks om inte annat i fritextsvaren, där mobilanvändarna är rejält upprörda över krånglande kalendrar och otydlig, eller i värsta fall obefintlig information.

Med detta konstaterat känns det väldigt bra att vi på kyrkokansliet i Uppsala just nu är i slutfasen av ett arbete med en kalenderportal där vi samlar kalenderhändelser från alla församlingars kalendrar för att presentera informationen på ett vad vi tror tydligt och enkelt sätt. Dessutom har vi ju vår app Kyrkguiden som vi tror på många sätt motsvarar de behov våra besökare har. Här har vi mycket marknadsföring kvar att göra!

Stor förbättringspotential finns även vad det gäller struktur och menyer – där alltför många tycker att vi är för otydliga. Det blir tyvärr även tydligt när vi jämförs mot mot andra organisationer i vår storlek. Trots att våra siffror på de flesta fronter blivit bättre sedan  undersökningen 2011 har vi fortfarande en bit kvar till dess att vi har siffror som ligger på genomsnittet i branschen. Vi ligger bra till när det gäller tekniken – vår webb är stabil och nedladdningen funkar fint – men vi måste jobba med innehåll, användarvänlighet och sökvägar.

Detta inte minst med tanke på att endast 65 procent av besökarna hittade den information de sökte på webbplatsen. Det innebär att hela 35 procent inte, eller bara delvis, hittade informationen de var ute efter. Och det beror med största sannolikhet inte på att det sökte efter uppgifter som det vore helt orimligt att vi skulle har på vår webbplats … 

Det kan också vara intressant att notera att de flesta besökarna är privatpersoner, nästan 50 procent, medan cirka 20 procent är anställda. Andra besökare är till exempel förtroendevalda, arbetssökande, journalister och anställda i kommuner och andra organisationer som samarbetar med Svenska kyrkan. Lite oväntat kanske det kan vara att över hälften av våra privata besökare i undersökningen besökte vår webbplats för första gången, medan vi anställda verkar vara inne på webben mest varenda dag.

Ja, detta är lite av den information vi kan utläsa av vårens besökarundersökning, men det finns mycket mer. Information som gäller besökare i olika åldrar, med varierad kunskap om Svenska kyrkan och med olika strategier för att söka sig fram på webben. Vi har fått in flera a4-sidor fyllda med fritextsvar och inser att vi här har lite av facit för hur vi ska jobba vidare med webben, både teknikmässigt och innehållsmässigt. För vi finns till för våra besökare. Det är därför viktigt att vi lyssnar på dem när vi planerar vår verksamhet. Och viktigt att vi har dem i fokus när vi bygger våra webbplatser och fyller dem med innehåll.

Vill du veta mer om undersökningen finns här en ppt-presentation med mer siffror och fritextsvar från undersökningen. Du är även varmt välkommen att höra av dig!
Liselotte, webbredaktör på kyrkokansliet i Uppsala 
liselotte.rogberg@svenskakyrkan.se

Vad tycker våra besökare?

För att kunna göra en riktigt bra webbplats gäller det att ha koll på sina besökare. Det får vi bland genom att studera webbplatsens statistik, men för att veta vad våra besökare tycker om webbplatsen måste vi ta till ytterligare knep.

Ett sådant är regelbundet göra besökarundersökningar. För det arbetet har vi på kyrkokansliet de senaste åren anlitat ett företag som heter Web Service Award, och nu är det dags igen! Under de närmaste veckorna får ett slumpvis urval av besökare på svenskakyrkan.se frågan om de kan svara på en kort enkät. Kanske får du möjlighet att själv tycka till, ta chansen i så fall tycker jag!

I den senaste undersökningen, för två år sedan, svarade cirka 1 300 personer på enkäten. Då fick vi bland annat veta att vår medelbesökare är en medelålders kvinna och den mest efterfrågade informationen är kontaktuppgifter och församlingsinformation.  Dessutom fick vi in mängder av fritextsvar med både ris och ros.

Med fritextsvaren i ryggen försöker vi ständigt göra webbplatsen bättre och ett ord som blivit lite av ett ledord är ordet ”servicewebb”. Våra besökare på webben har ofta en fråga och vill snabbt hitta kontaktuppgifter, en vägbeskrivning till en kyrka eller tid och plats för veckans gudstjänster. Vårt uppdrag är att få besökaren att känna sig välkommen och göra det enkelt för dem att utföra sitt uppdrag.

Men nu kommer alltså snart ny statistik och nya fritextsvar, som ger oss ännu fler ledtrådar om vad besökarna tycker, och hur svenskakyrkan.se kan bli en ännu bättre webbplats. Resultatet av undersökningen presenteras här på bloggen, och på intranätet innan sommaren. 

Liselotte Rogberg, gästbloggare och huvudredaktör för svenskakyrkan.se