Trygghet och delande på intranätet

Här kommer ett ganska långt inlägg. Om du är intresserad av hur vi har tänkt kring tillgänglighetsstyrning och delande på intranätet så kan det vara värt att läsa det.  Annars, ignorera.

En av de stora utmaningarna i konceptutvecklingen av Svenska kyrkans intranät var hur vi ska tilllåta delning av information inom hela vår ganska komplexa organisation utan att tumma på tryggheten för den som publicerar materialet.

Vi är uppbyggda av fristående organisationer sammankopplade genom en hierarkisk struktur. Enkelt uttryckt så ser hierarkin ut så att församlingarna är den minsta enheten, och grunden i Svenska kyrkan, dessa ingår ibland i en samfällighet, som ingår i ett av tretton stift som i sin tur ingår i Svenska kyrkan.

På intranätet har varje enhet inom denna hierarki ett lokalt intranät, där enheten styr över innehållet själv och kan publicera dokument, nyheter med mera.

Hur ser man då till att människor känner sig trygga att dela med sig av sina kunskaper?

Vi var på konferensen Reboot, där Thomas Vander Wal höll en presentation (video) som löste upp en del knutar i min hjärna. Han visade på den ganska självklara nyttan med att vara öppen med kunskap och information inom en organisation. Men också vad nyttan med slutenhet är, och vad man kan tjäna på att låta användarna detaljstyra vem som kan få tillgång till innehållet.

För att man ska känna sig trygg att dela med sig av information på en arbetsplats är det viktigt att man har kontroll över vem mottagaren är. Anledningen till att öppna forum på intranät ofta gapar tomma är inte att människor är snåla med sin information. Ofta är det för att man helt enkelt är rädd att göra bort sig.

Vi kom fram till 5 olika sätt vi tror att människor vill tillgängliggöra innehåll  i vår organisation.

• Privat
• Kollektivt
• Selektivt
• Inomkyrkligt
• Externt

Och det gäller bara att skapa lösningar för dessa kategorier av delande på intranätet.

Privat är när man inte vill dela innehållet med någon. För detta har de flesta egna system med mappar på sin dator, skivor, mail och så vidare. Vi ska inte skapa en lösning på intranätet för något som det redan finns bättre lösningar på.

Kollektivt innebär att man vill dela något inom ett fördefinierat kollektiv, till exempel en församling. När man väljer att publicera något internt på en församlings lokala intranät så kan bara de anställda, frivilliga och förtroendevalda som är kopplade till församlingen läsa den informationen.

Man kan också välja att publicera semi-internt, och här blir det lite svårare att förklara. Om jag ska publicera till exempel en nyhet  på ett lokalt intranät för en församling i Göteborg, men jag tycker att nyheten är relevant för alla inom Göteborgs stift, då väljer jag att publicera nyheten semi-internt för Göteborgs stift.

Det innebär att alla de anställda, frivilliga och förtroendevalda som är kopplade till Göteborgs stift, eller någon av de församlingar som ingår i Göteborgs stift, kan se nyheten.

Om församlingen ingår i Göteborgs kyrkliga samfällighet, så kan jag välja att publicera den semi-internt för samfälligheten, det innebär att de användare som är kopplade till samfälligheten och församlingarna som hör till den kan se nyheten, men ingen annan.

Tycker jag att nyheten kan vara relevant för alla inom kyrkan, då publicerar jag den inomkyrkligt, då kan alla användare av intranätet läsa nyheten.

Internt, semi-internt och inomkyrkligt är de tre olika spridningstyper med vilka man kan styra för vem innehåll på ett lokalt intranät blir tillgängligt. Det är faktiskt inte så krångligt i praktiken som det låter, och det ger en enkelhet åt styrningen av tillgänglighet som annars hade kunnat bli väldigt krånglig.

Selektivt innebär att man vill dela något med en grupp utvalda individer. För detta gör vi det möjligt att skapa samverkansrum, ett projektrum dit man specifikt bjuder in enskilda personer att delta.

Externt är när man vill dela med sig av något till allmänheten, för sådant innehåll har vi en eminent externwebb.

Systemet ger oss förutsättningar för de enorma fördelar som delande av kunskap kan ge, och förhoppningsvis ger det oss också den trygghet vi måste kunna känna för att dela med oss av det vi har, så att andra kan dra fördel av det.